Projektassistenz (m/w/d)

involas ist ein interdisziplinär arbeitendes Institut, das wissenschaftliche Dienstleistungen anbietet. Anhand von evidenzbasierten Konzepten, ihrer Erprobung und Evaluierung leiten wir Lernerfahrungen ab, die als Grundlage zur Verbesserung von Systemen genutzt werden. Für eine Viel-zahl unterschiedlicher öffentlicher und privater Auftrag- und Zuwendungsgeber aus Deutschland und der internationalen Entwicklungszusammenarbeit setzen wir spannende Projekte im In- und Ausland um.
Für das Projekt „Optimierung der lokalen Vermittlungsarbeit im Übergang Schule-Beruf“ (OloV) suchen wir am Standort Offenbach ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Projektassistenz (m/w/d)
(Teilzeit, bis zu 29 Wochenstunden)

Die Stelle ist grundsätzlich teilbar und zunächst befristet bis 31.12.2024, eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt. Dienstort ist das Büro in Offenbach am Main.
Die Stelle ist in der hessenweiten Koordination der OloV-Strategie angesiedelt. Ziel der Strategie ist es, die Qualität der Prozesse im Übergang Schule – Beruf in Hessen zu sichern und auszubauen. Das Team der hessenweiten OloV-Koordination begleitet, berät und qualifiziert die Ausbildungsmarkt-Akteur*innen in 28 Regionen und entwickelt Empfehlungen für die Landesebene zur Weiterentwicklung der Gesamtstrategie.

Das sind Ihre Aufgabenbereiche
Sie unterstützen die Projektleitung und die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei allen anfallenden Aufgaben und in der allgemeinen Administration.
Dazu gehören u. a.:

• technisch-organisatorische Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Präsenz- und Online-Veranstaltungen (Tagungen, Seminare, Workshops, interne Besprechungen)
• Erstellen bzw. Bearbeiten von Veranstaltungs-Dokumentationen und Protokollen
• Aufbereitung und Bearbeitung von Präsentationen, Texten, Projektunterlagen, Publikationen etc.
• Projektbezogene Recherchen
• Mitarbeit bei der Erstellung von Projektberichten
• Einholen von Angeboten, Erstellen von Angebotsübersichten und Vergabevermerken
• Erstellen von Honorarverträgen
• Rechnungsprüfung und -bearbeitung
• Erstellen von Tabellen und Übersichten, Datenpflege
• Terminmanagement, Ablage, Telefondienst, Materialbestellungen, Versandaufträge,
• Allgemeine Korrespondenz und institutsbezogene Querschnittsaufgaben

 

Das bringen Sie mit:

• abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Berufsausbildung und Berufserfahrung
• sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Software (Word, Excel, Power Point, MS Outlook)
• sehr gutes Organisationsvermögen
• Erfahrungen und Kompetenzen in der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen in Präsenz und Online
• Erfahrungen mit Online-Konferenzsystemen sind wünschenswert
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen

 

Das ist uns außerdem wichtig:

• sehr gute Deutschkenntnisse im mündlichen und schriftlichen Ausdruck sowie sichere Rechtschreibung
• freundliches und sicheres Auftreten gegenüber Auftraggebern, Kooperationspartnern und Kunden
• eine strukturierte, termingerechte und transparente Arbeitsweise
• Flexibilität und Belastbarkeit
• Freude am Arbeiten im Team sowie mit externen Partner*innen
• Bereitschaft, sich auch kurzfristig in neue Aufgabengebiete einzuarbeiten

 

Wir bieten:

• eine abwechslungsreiche Aufgabe in einem renommierten Institut
• die Arbeit in einem interdisziplinären Team
• eine transparente Gehaltsstruktur nach den involas-Vergütungsrichtlinien
• ein strukturiertes Onboarding
• Aktionen zur Gesundheitsförderung, z. B. Yoga, Jobrad, Laufgruppe
• Flexible und mobile Arbeitsmöglichkeiten und die Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf
• Interne und externe Möglichkeiten der Fort- und Weiterbildung
• 30 Tage Urlaub, Freistellung an Heiligabend und Silvester

Nähere Informationen zum Institut finden Sie unter www.involas.com.
Informationen über die hessenweite Strategie OloV finden Sie hier: www.olov-hessen.de.

Für Rückfragen stehen die Bereichsleiterin Monika von Brasch (069 27224-826, Monika.vonBrasch@remove-this.involas.com) und die Personalreferentin Lisa Jakob (069 27224-712, lisa.jakob@involas.com zur Verfügung.
Unser Unternehmen setzt sich für Chancengleichheit ein und begrüßt Bewerbungen von allen geeigneten Personen, unabhängig von Geschlecht, Alter, sexueller Orientierung, Nationalität, Religion und Behinderung.
Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung ausschließlich digital an: Bewerbungen@remove-this.involas.com

Stellenausschreibung als Download (100 KB)

Offenbach, den 07.08.2023